Datenschutz

Datenschutzerklärung

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung ist eine sorgfältig strukturierte Vorlage für Kolonnix. Bitte vor Livegang mit echten Unternehmensdaten, Hosting-Anbietern, Auftragsverarbeitern, Speicherdauern und tatsächlichen Funktionen abgleichen und rechtlich prüfen lassen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für diese Webseite und den Betrieb von Kolonnix ist:
[DEIN NAME / DEINE FIRMA]
[STRASSE HAUSNUMMER]
[PLZ ORT]
[LAND]
E-Mail: kontakt@kolonnix.de

2. Datenschutzkontakt / Datenschutzbeauftragter

Datenschutzanfragen können an folgende Adresse gesendet werden:
datenschutz@kolonnix.de

Falls ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich erforderlich ist, ergänze hier bitte Name und Kontaktdaten:
[DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN EINTRAGEN ODER ABSCHNITT ANPASSEN]

3. Wofür Kolonnix genutzt wird

Kolonnix ist eine Software zur Einsatzplanung, Baustellenverwaltung, Mitarbeiterzuweisung, Baustellen-Kommunikation, Foto-Nachweisführung und Dokumentation von Einsätzen. Die Software besteht aus einem Chef-Webpanel und einer Mitarbeiter-App.

4. Welche Daten verarbeitet werden können

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

4.1 Unternehmens- und Chef-Account-Daten

Firmenname, Firmenadresse, Firmen-Code, Firmenstatus und Paket-/Limitdaten
Name, E-Mail-Adresse, Loginname und Rolle des Chef-/Admin-Accounts
Passwortdaten in gesicherter Form; Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert
Login-Zeitpunkte, Sitzungsdaten, Sicherheits- und Token-Daten

4.2 Mitarbeiterdaten

Name, Telefonnummer, Loginname, Rolle/Funktion und Firmenzuordnung
Status des Mitarbeiterkontos, z. B. Anfrage offen, aktiv, abgelehnt oder entfernt
Passwort-Reset-Informationen, Einmal-Link-Status, QR-Code-/Token-Informationen
App-Zugriff, Gerätedaten wie „device_name“ und sicherheitsrelevante Sitzungsdaten

4.3 Baustellen-, Objekt- und Einsatzdaten

Baustellenname, Adresse, Beschreibung, Ansprechpartner und Telefonnummer
Einsatzdatum, Startzeit, Endzeit, Status, Aufgabe und interne Hinweise
Zugewiesene Mitarbeiter, Teamübersicht und ehemalige Zuordnungen
Verlauf geschlossener Baustellen und Einsatzhistorie pro Mitarbeiter

4.4 Chat, Notizen und Übergaben

Baustellenbezogene Nachrichten, Notizen und Übergaben
Autor, Zeitpunkt, Baustellenbezug und Lösch-/Lesestatus
Hinweise für spätere Mitarbeiter, Materialhinweise, Schlüsselinfos oder offene Punkte

4.5 Foto-Nachweise

Hochgeladene Foto-Nachweise zur jeweiligen Baustelle
Kategorie, z. B. Vorher, Nachher, Schaden, Material/Lieferung oder Allgemein
Optionale Notiz zum Foto, Upload-Zeitpunkt, hochladender Mitarbeiter und Baustellenbezug
Technische Dateidaten wie Dateigröße, Dateityp und Speicherpfad
Vorschaubilder / Thumbnails für die Anzeige im Webpanel oder in der App

Bei neuen Foto-Uploads werden Fotos serverseitig verarbeitet und als neues Bild gespeichert. Private Bild-Metadaten wie EXIF-Daten sollen dabei nicht übernommen werden. Es sollten keine privaten oder unnötigen Bildinhalte hochgeladen werden.

4.6 Technische Daten und Server-Logs

IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene URL, HTTP-Status, Referrer, Browser-/Geräteinformationen
Fehler- und Sicherheitslogs, Rate-Limit-Informationen und Login-Versuche
technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speicherungen für Login und Sicherheit

4.7 Kontakt-, Support- und Vertragsdaten

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Inhalt von Anfragen
Support-Kommunikation, technische Problembeschreibungen und Rückmeldungen
Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, sofern ein kostenpflichtiges Paket genutzt wird

5. Zwecke der Verarbeitung

Die Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

Bereitstellung der Webseite, der App und des Chef-Webpanels
Registrierung, Login, Authentifizierung und Kontosicherheit
Firmenverwaltung, Mitarbeiterverwaltung und App-Zugänge
Einsatzplanung, Baustellenverwaltung und Mitarbeiterzuweisung
Baustellen-Chat, Notizen, Übergaben und interne Kommunikation
Foto-Nachweise, Verlauf, Dokumentation und PDF-Export
Support, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung und Systemsicherheit
Vertragsabwicklung, Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Fall auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: gesetzliche Pflichten, z. B. steuerliche und handelsrechtliche Aufbewahrung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an Betrieb, Sicherheit, Nachweisbarkeit, Missbrauchsschutz und Verbesserung der Software
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, falls eine Verarbeitung ausdrücklich auf Einwilligung gestützt wird

Soweit Kolonnix von Arbeitgebern zur Organisation von Beschäftigten genutzt wird, ist das jeweilige Unternehmen für die arbeitsrechtliche Zulässigkeit, interne Information der Mitarbeiter und die richtige Rechtsgrundlage im Beschäftigungskontext verantwortlich.

7. Rolle von Kolonnix gegenüber Firmenkunden

Nutzen Unternehmen Kolonnix zur Verwaltung ihrer Mitarbeiter, Baustellen und Einsätze, entscheidet in der Regel das jeweilige Unternehmen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung seiner Mitarbeiterdaten. Kolonnix kann dabei als Auftragsverarbeiter tätig werden und Daten weisungsgebunden für den Firmenkunden verarbeiten.

Für Firmenkunden sollte ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bereitgestellt werden. Dieser sollte insbesondere Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen, Datenarten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Unterauftragsverarbeiter regeln.

8. Empfänger und Dienstleister

Daten können an folgende Empfänger oder Dienstleister übermittelt bzw. dort verarbeitet werden, soweit dies für Betrieb und Vertragserfüllung erforderlich ist:

Hosting- und Serveranbieter: [HOSTER EINTRAGEN]
E-Mail-Dienstleister für Systemmails, Support oder Passwort-Reset: [ANBIETER EINTRAGEN]
Backup-, Wartungs- und Sicherheitsdienstleister: [ANBIETER EINTRAGEN]
Zahlungs- oder Rechnungsdienstleister, falls kostenpflichtige Pakete genutzt werden: [ANBIETER EINTRAGEN]
IT-Support oder technische Administratoren, soweit Zugriff zur Fehlerbehebung erforderlich ist

Dienstleister werden, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags eingesetzt.

9. Drittlandübermittlungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn dies für den jeweiligen Dienst erforderlich ist und geeignete Garantien bestehen, z. B. ein Angemessenheitsbeschluss, EU-Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Schutzmaßnahmen.

Falls ausschließlich Server und Dienstleister innerhalb der EU/des EWR genutzt werden, kann dieser Abschnitt entsprechend konkretisiert werden.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konkrete Speicherdauern hängen von der Nutzung ab.

Account-, Firmen- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertrags und anschließend nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Einsatz-, Baustellen-, Chat- und Foto-Nachweise: solange sie für Einsatzverlauf, Nachweisführung, Support oder vertragliche Zwecke benötigt werden
Server- und Sicherheitslogs: für einen begrenzten Zeitraum zur Sicherheit und Fehleranalyse
Support- und Kontaktanfragen: solange die Anfrage bearbeitet wird und danach, soweit Aufbewahrung oder Nachweis erforderlich ist

Geschlossene Baustellen und ehemalige Einsätze können weiterhin im Verlauf sichtbar bleiben, damit Nachweise, Aufgaben, Zeiten, Mitarbeiterzuweisungen und PDF-Exporte später nachvollziehbar bleiben.

11. Sicherheit der Verarbeitung

Kolonnix setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu gehören je nach Systemstand insbesondere:

verschlüsselte Übertragung per HTTPS/TLS
Zugriffsbeschränkungen nach Firma, Rolle und Login
Passwort-Hashing und Sicherheitsmechanismen für Sitzungen und Tokens
Rate-Limits und Schutzmechanismen gegen missbräuchliche Login- und API-Anfragen
serverseitige Bildverarbeitung und Entfernung unnötiger privater Bild-Metadaten bei neuen Uploads
Backups, Protokollierung und Fehleranalyse zur Betriebssicherheit
lokal gespeicherte App-Sitzungsdaten werden auf dem Gerät geschützt, soweit technisch umgesetzt, z. B. über sichere Gerätespeicherung

12. Cookies und lokale Speicherung

Die öffentliche Webseite verwendet nach aktuellem Stand keine Marketing-Cookies. Für Login, Sicherheit und technische Funktionen können jedoch technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speicherungen eingesetzt werden.

In der Mitarbeiter-App können Daten lokal zwischengespeichert werden, z. B. Sitzungsdaten, Offline-Cache für Einsätze oder zuletzt geladene Informationen. Diese Speicherung dient der Funktionalität, Stabilität und Nutzbarkeit der App.

13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Bestimmte Daten sind erforderlich, um Kolonnix nutzen zu können, z. B. Loginname, Mitarbeiterzuordnung, Firma, Baustellen- und Einsatzdaten. Ohne diese Daten können einzelne Funktionen nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.

14. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nach aktuellem Stand nicht statt.

15. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten
Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
Recht auf Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe entgegenstehen
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Anfragen können an datenschutz@kolonnix.de gesendet werden. Wenn Daten durch ein Unternehmen als Firmenkunde verarbeitet werden, kann zusätzlich oder vorrangig das jeweilige Unternehmen Ansprechpartner sein.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn Kolonnix weiterentwickelt wird, neue Dienstleister eingesetzt werden oder rechtliche Anforderungen sich ändern.

Zurück zur Startseite